Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Yrityksen henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 20.05.2018. Viimeisin muutos 20.10.2018.

1. Rekisterinpitäjä

Mainos Ink Oy (Suomen Mainosmateriaalit.fi)
Kauppapuistikko 24
65100 Vaasa

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Vesa Hänninen, info@suomenmainosmateriaalit.fi, 040040061

3. Rekisterin nimi

Mainos Ink Oy:n markkinointi -ja asiakasrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tietoja käsitellään asiakkaan ja Mainos Ink Oy:n väliseen asiakassuhteeseen, sopimukseen, Suomenmainosmateriaalit.fi verkkosivuston käyttöön, asiakkaan erilliseen nimenomaiseen suostumukseen tai lainsäädännön velvoitteisiin perustuen.
Käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteen hoitaminen, asiakkaan ja Mainos Ink Oy:n oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen sekä henkilötietolain mukainen henkilötietojen käsittely verkkopalveluihin liittyviin tarkoituksiin, tutkimustoimintaan, Mainos Ink Oy:n ja suoramarkkinoinnin suuntaaminen asiakastietojen perusteella Mainos Ink Oy:n viestimien ja palvelujen kautta.

Tietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle markkinointitarkoituksiin.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

  1. Yrityksen / organisaation nimi, y-tunnus, yhteystiedot ja toimiala
  2. Henkilön nimi, asema / titteli, vastuualue, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
  3. Asiakkuuden hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot.
    o Tiedot, tilatuista tuotteista sekä palveluista ja niiden muutoksista.
    o Laskutustiedot
    o Toimitustiedot vastaanottajan yhteystietoineen
    o Muut asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten yksityishenkilön tekemän tilauksenyhteydessä antama henkilötunnus
  4. Verkkokäyttäytymiseen liittyvät tiedot Suomen Mainosmateriaalit.fi:n verkkosivustoilla ja – palveluissa.
  5. Tekniset tiedot sekä rekisteröidyn selaimelle lähetetyt evästeet ja niihin liittyvät tiedot
  6. Tunnukset / profiilit sosiaalisen median palveluissa.
  7. Markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot, kuten rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niihin osallistuminen.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Mainos Ink Oy säilyttää tietoja vähintään asiakassuhteen keston ajan. Tietoja voidaan poistaa asiakkaan niin erikseen pyytäessä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Mainos Ink Oy ei luovuta asiakkaiden henkilötietoja muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

Tietoja säilytetään vain EU/ETA alueilla.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Mainos Ink Oy huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Mainos Ink Oy voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).